Monessa yrityksessä digitaalinen ympäristö rakentuu vähitellen. Ensin otetaan käyttöön laskutusohjelma. Sen jälkeen CRM, ajanvaraus, pilvitallennus, sähköposti, verkkosivuston lomakkeet ja mahdollisesti vielä erillinen työnhallintajärjestelmä.
Keskeiset näkökulmat
Yksittäin jokainen palvelu voi olla hyvä. Ongelmia alkaa syntyä silloin, kun sama tieto pitää syöttää useaan paikkaan.
Asiakkaan tiedot löytyvät CRM:stä, mutta laskutusohjelmassa on oma asiakasrekisterinsä. Työntekijä saa verkkosivustolta uuden yhteydenoton sähköpostiin ja lisää sen käsin työnhallintaan. Valmistuneesta työstä tehdään myöhemmin lasku jälleen erillisessä palvelussa.
Tällöin yrityksellä ei välttämättä ole ohjelmisto-ongelmaa vaan tiedonkulkuongelma.
Ratkaisu ei aina ole kaiken korvaaminen yhdellä uudella järjestelmällä. Usein järkevämpi vaihtoehto on yhdistää nykyisiä palveluita tai rakentaa niiden ympärille yhteinen näkymä.
Yhteenveto
Hyvän järjestelmän pitäisi vähentää käsin tehtävää työtä, ei lisätä uutta paikkaa, johon tietoja täytyy kirjata.